Folder – Bìa cứng giữ tài liệu, thư mục chứa dữ liệu

• Folder, hay bìa cứng, tài liệu gập, tài liệu xếp, là khái niệm được dùng để chỉ việc gập và lưu trữ tài liệu dễ dàng. Trên máy tính, folder chính là thư mục, nơi lưu trữ tệp tin và các thư mục con, hỗ trợ quản lý và sắp xếp tài liệu.
• Folder được tổ chức theo cấu trúc cây thư mục, tức một thư mục cha có thể chứa nhiều thư mục con. Thư mục cha quản lý các thư mục con và có thể áp dụng các thuộc tính, các đặc điểm cho tất cả các thư mục con.
• Thư mục không chiếm dung lượng máy tính, chỉ khi có tệp tin mới sử dụng dung lượng.

File – Tệp tin lưu trữ dữ liệu

• File, hay còn được gọi là tệp tin, đại diện cho dữ liệu được mã hóa trong máy tính. Nó lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số tạo ra trong môi trường máy tính, với định dạng đa dạng như văn bản, hình ảnh, âm thanh, v.v…
• Thông thường, người dùng sẽ tổ chức các file có cùng đặc điểm hoặc có liên quan vào một folder chung, giúp quản lý và tìm kiếm dễ dàng.

Vai trò của folder trong công việc

Quản lý, sắp xếp, lưu trữ hiệu quả

• Folder giúp quản lý, sắp xếp, lưu trữ tệp tin và dữ liệu hiệu quả. Nếu không sắp xếp, quản lý các file trong folder, máy tính sẽ trở nên rối rắm và khó tìm kiếm. Việc tìm kiếm một tệp tin cần thiết sẽ mất nhiều thời gian và tạo ra sự rối loạn.

Di chuyển, chỉnh sửa, xóa dễ dàng

• Ngoài vai trò quản lý, sắp xếp và lưu trữ, folder còn giúp tiết kiệm thời gian khi di chuyển, chỉnh sửa hoặc xóa một loạt file có chung đặc điểm.

Hỗ trợ cộng tác hiệu quả

• Một vai trò quan trọng khác của folder đó chính là hỗ trợ cộng tác giữa nhiều người. Mỗi folder sẽ có mục đích cụ thể, giúp mọi người hiểu rõ nội dung của từng folder. Điều này đặc biệt hữu ích khi tổ chức file trên các dịch vụ đám mây như Onedrive, Google Drive, Dropbox, v.v…

Cách tổ chức folder hiệu quả trong công việc

Phân chia folder theo mức độ liên quan công việc

• Để tổ chức folder hiệu quả trong công việc, quan điểm quan trọng nhất là phân chia các thư mục con dựa trên mức độ liên quan của chúng đến công việc hàng ngày. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm khi cần sử dụng.

Sắp xếp folder từ tổng quát đến chi tiết

• Sau khi đã phân chia file theo mức độ liên quan công việc, hãy sắp xếp chúng từ tổng quát đến chi tiết. Ví dụ, sắp xếp folder theo cây thư mục như: đơn hàng -> đơn hàng tháng 1, 2, 3,… -> đơn hàng cửa hàng A, B, C, v.v…

Đặt tên thư mục cụ thể, dễ hiểu

• Cách đặt tên thư mục cụ thể, dễ hiểu là một yếu tố quan trọng để tổ chức và quản lý dữ liệu hiệu quả. Hãy đặt tên thư mục sao cho rõ ràng về nội dung chính mà thư mục đó lưu trữ.
• Gợi ý: đặt tên folder không có dấu, thay khoảng trắng bằng dấu “_” và tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như / : * ? “< > |, v.v…

Tránh đặt tên folder trùng nhau

• Lưu ý không đặt tên folder trùng nhau, để tránh sự nhầm lẫn và khó khăn trong việc tìm kiếm.

Đó là tất cả những gì chúng tôi muốn chia sẻ về folder trong công việc, từ khái niệm, vai trò cho đến cách tổ chức hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn quản lý và sắp xếp thư mục công việc một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!

Xem thêm: Mạng WAN là gì? Ưu và nhược điểm của mạng diện rộng